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In der heutigen Zeit, in der sich die Arbeitsmethoden ändern, tragen die allgemeinen Dienste erheblich zur Organisation von Räumen und Abläufen in Unternehmen bei. Die zunehmende Verbreitung von Hybridarbeit seit 2020 hat diese Abteilungen dazu gezwungen, ihre Prozesse und Infrastrukturen zu überdenken. Vernetzte Locker, auch als intelligente Schließfächer bezeichnet, sind eine technische Lösung, die von vielen allgemeinen Abteilungen eingesetzt wird, um diese neuen organisatorischen Herausforderungen zu bewältigen.

Diese Geräte, die an ihrer digitalen Schnittstelle und ihrem modularen Fachsystem erkennbar sind, wurden ursprünglich eingesetzt, um die Annahme von Paketen zu vereinfachen. Im Laufe der Zeit hat sich ihre Nutzung diversifiziert, um verschiedenen internen logistischen Anforderungen gerecht zu werden. Betrachten wir fünf konkrete Anwendungen, die in modernen Arbeitsumgebungen zu beobachten sind.

1. Empfang und Verteilung von internen Paketen

Diese Anwendung ist der Hauptverwendungszweck von angeschlossenen Lockern in Unternehmen. Post- und Logistikabteilungen erhalten täglich Pakete, die für Mitarbeiter bestimmt sind. Dabei kann es sich um Geschäftsausstattung oder persönliche Einkäufe handeln, die an den Arbeitsplatz geliefert werden. In einem großen Unternehmen kann dieses Volumen mehrere Dutzend oder sogar Hunderte von Paketen pro Tag ausmachen.

Durch die Zunahme von Telearbeit und hybriden Organisationen wird diese Aufgabe immer komplexer. Die Poststelle kann nicht mehr mit Sicherheit vorhersagen, ob die Empfänger vor Ort sein werden, was häufig zu längeren Zwischenlagerungen und wiederholter Kommunikation führt, um die Zustellung von Paketen zu organisieren.

Der Arbeitsablauf mit Lockern läuft in der Regel wie folgt ab: Nach Erhalt eines Pakets registriert die Poststelle dieses in einem Verwaltungssystem, legt es in ein Fach von geeigneter Größe und die zugehörige Software erzeugt automatisch eine Benachrichtigung für den Empfänger. Diese Benachrichtigung, die per E-Mail oder über ein internes Kommunikationstool wie Microsoft Teams versendet wird, enthält einen einmaligen Zugangscode oder einen QR-Code. Der Mitarbeiter kann dann jederzeit vor den Locker treten, sich identifizieren und sein Paket ohne menschliches Zutun abholen.

Diese Methode hat mehrere praktische Vorteile:

• Die Mitarbeiter der Poststelle können Pakete zu bestimmten Tageszeiten stapelweise bearbeiten, anstatt ständig unterbrochen zu werden.

• Das System passt sich natürlich an die variablen Arbeitszeiten und Telearbeitstage der Mitarbeiter an.

• Ein digitaler Verlauf jeder Transaktion wird gespeichert, sodass Fragen zur Lieferung schnell geklärt werden können.

• Die Mitarbeiter gewinnen an Autonomie und können ihre Pakete auch außerhalb der Öffnungszeiten der Poststelle abholen.

2. Austausch von Dokumenten und Objekten zwischen Mitarbeitern

In großen Unternehmen mit Flex-Office, in denen die Arbeitsplätze nicht individuell zugewiesen werden, kann das physische Auffinden eines Kollegen eine tägliche Herausforderung darstellen. E-Mail-Tools und virtuelle Zusammenarbeit erlauben nicht den Austausch von physischen Gegenständen oder vertraulichen Dokumenten, die nicht digitalisiert werden können.

Vernetzte Locker bieten eine Lösung für dieses logistische Problem. Der typische Prozess läuft folgendermaßen ab: Ein Mitarbeiter legt ein Dokument oder einen Gegenstand in ein über die Schnittstelle des Lockers verfügbares Fach, wählt den Empfänger aus dem integrierten Firmenverzeichnis aus und bestätigt die Ablage. Das System generiert dann eine Benachrichtigung an den Empfänger mit den notwendigen Informationen für den Zugriff auf das Schließfach.

Dieser Mechanismus erweist sich in mehreren konkreten Situationen als besonders nützlich:

• Übermittlung von originalen Vertragsdokumenten, die handschriftliche Unterschriften erfordern

• Gemeinsame Nutzung von USB-Sticks mit großen oder sensiblen Daten

• Übergabe von Mustern, Prototypen oder anderen physischen Objekten zwischen Abteilungen

• Übertragung von Besucherausweisen oder zeitlich begrenzten Zugangsberechtigungen

Diese Funktion erleichtert den physischen Austausch in einer Umgebung, in der die gleichzeitige Anwesenheit von Mitarbeitern nicht mehr gewährleistet ist, und sorgt gleichzeitig für ein angemessenes Maß an Nachvollziehbarkeit.

3. Verteilung von Material durch die Unterstützungsdienste

Die IT-Abteilungen in den Unternehmen wickeln regelmäßig die Verteilung und Abholung von technischen Geräten ab. Ob es sich dabei um neue Laptops, Geschäftstelefone, Peripheriegeräte oder Ersatzteile handelt, diese Bewegungen von Geräten stellen einen erheblichen logistischen Aufwand dar.

Der traditionelle Prozess, der auf individuellen Terminen zwischen Technikern und Endnutzern beruht, hat mehrere Nachteile: begrenzte Zeitfenster, gegenseitige Verzögerungen und die Bindung von qualifiziertem technischem Personal für überwiegend logistische Aufgaben.

Mit dem Einsatz von Connected Lockers kann die IT-Abteilung die Geräte im Voraus vorbereiten (Softwareinstallation, Konfiguration, Tests), sie in ein Schließfach legen und eine automatische Benachrichtigung für den Empfänger programmieren. Fortgeschrittene Systeme ermöglichen sogar die Integration mit IT-Asset-Management-Tools und sorgen so für eine automatische Aktualisierung der Gerätezuweisungen.

Diese Methode bietet mehrere organisatorische Vorteile:

• Die Sicherung der Übergabe von Ausrüstungsgegenständen mit elektronischer Validierung der Identität des Empfängers

• Die vollständige Rückverfolgbarkeit von Vorgängen mit genauen Zeitstempeln

• Die Optimierung der Zeit von Technikern, die sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren können.

• Die Möglichkeit, Geräte außerhalb der Standardgeschäftszeiten auszutauschen

Auch andere unterstützende Abteilungen wie die Personalabteilung nutzen diese Infrastruktur für die sichere Übertragung vertraulicher Dokumente (Verträge, spezielle Gehaltsabrechnungen) oder für die Übergabe von kompletten Einarbeitungspaketen für neue Mitarbeiter.

4. Hausmeisterdienste für Unternehmen

Connected Lockers sind Teil der Concierge-Dienste, die von einigen Unternehmen im Rahmen ihrer Politik zur Verbesserung der Lebensqualität am Arbeitsplatz angeboten werden. Sie ermöglichen in erster Linie die Verwaltung der persönlichen Pakete der Angestellten, ein Service, der besonders in dicht besiedelten Stadtgebieten geschätzt wird, wo die Lieferung nach Hause problematisch sein kann.

Über die Pakete hinaus eignen sich diese Systeme für verschiedene Zusatzleistungen:

• Reinigungsservice mit Abgabe und Abholung von Kleidung

• Lieferung von Lebensmittelkörben oder zubereiteten Mahlzeiten

• Abholung und Hinterlegung von Schlüsseln für häusliche Dienste

• Vertrieb von Produkten, die vom Betriebsrat angeboten werden

Die Funktionsweise beruht in der Regel auf einer vorherigen Reservierung über eine spezielle Anwendung, gefolgt von einer Benachrichtigung, wenn die Dienstleistung oder das Produkt in einem zugewiesenen Schließfach verfügbar ist. Dieses System ermöglicht es den Mitarbeitern, auf praktische Dienstleistungen zuzugreifen, ohne ihren Arbeitsplatz zu verlassen und ihren Arbeitsalltag zu stören.

Diese Dienste, die besonders an Standorten mit verlängerten Öffnungszeiten oder in Geschäftsvierteln mit eingeschränkter Erreichbarkeit nützlich sind, stellen einen Faktor zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen dar, ohne dass für ihren Betrieb eine ständige menschliche Bereitschaft erforderlich ist.

5. Temporäre persönliche Schließfächer

Die Verbreitung dynamischer Arbeitsbereiche (Bürogemeinschaften, spezielle Aktivitätszonen) hat die Möglichkeiten für eine dauerhafte persönliche Aufbewahrung verringert. Dennoch benötigen die Mitarbeiter regelmäßig sichere Räume, um ihre Sachen vorübergehend aufzubewahren.

Die angeschlossenen Locker erfüllen diesen Bedarf, indem sie als temporäre persönliche Schließfächer fungieren, auf die über den Firmenausweis oder eine spezielle mobile Anwendung zugegriffen werden kann. Der Nutzer identifiziert sich gegenüber dem System, das ihm automatisch ein Schließfach zuweist, das für eine bestimmte Zeit (einige Stunden oder einen ganzen Tag) zur Verfügung steht.

Zu den typischen Verwendungszwecken gehören:

• Verstauen von persönlichen Gegenständen während eines Treffens in einem anderen Gebäude

• Sichere Aufbewahrung von Sportausrüstung für Mitarbeiter, die vor oder nach dem Arbeitstag körperlich aktiv sind.

• Vorübergehende Aufbewahrung von Arbeitsunterlagen bei Reisen zwischen verschiedenen Standorten desselben Unternehmens

• Aufbewahrung spezieller Ausrüstung, die nur gelegentlich verwendet wird

Diese Anwendung bietet eine praktische Lösung, die sich perfekt in die flexiblen Arbeitsumgebungen von heute einfügt, in denen der persönlich zugewiesene Raum tendenziell abnimmt und durch vielfältigere gemeinsam genutzte Räume ersetzt wird.

Schlussfolgerung

Connected Lockers sind ein technisches Hilfsmittel, das sich zunehmend in zeitgemäße Arbeitsumgebungen integriert. Ihre Vielseitigkeit ermöglicht es, verschiedene organisatorische Anforderungen zu erfüllen: interne Logistik, Austausch zwischen Mitarbeitern, Verteilung von Ausrüstung, Hausmeisterdienste und vorübergehende Lagerung.

Diese Systeme sind Teil einer umfassenderen Entwicklung der Arbeitsbereiche, die durch eine größere Flexibilität bei der Belegung von Räumen und eine zunehmende Digitalisierung der Supportprozesse gekennzeichnet ist. Auch wenn ihre anfängliche Einführung eine Investition darstellt, tragen sie in der Regel zu einer Rationalisierung der physischen Abläufe innerhalb des Unternehmens bei.

Die technologische Entwicklung dieser Geräte schreitet voran, insbesondere durch die Integration biometrischer Funktionen, die Verbindung mit intelligenten Gebäudemanagementsystemen und die Anpassung an spezifische Verwendungszwecke wie das sichere Aufladen elektronischer Geräte oder die Aufbewahrung bei kontrollierter Temperatur.