News

În contextul actual al schimbării metodelor de lucru, serviciile generale au o contribuție semnificativă la organizarea spațiilor și a fluxurilor de lucru din cadrul întreprinderilor. Adoptarea tot mai frecventă a muncii hibride începând din 2020 a obligat aceste departamente să își regândească procesele și infrastructurile. Dulapurile conectate, cunoscute și sub denumirea de dulapuri inteligente, reprezintă o soluție tehnică adoptată de multe departamente de servicii generale pentru a face față acestor noi provocări organizaționale.

Aceste echipamente, recunoscute prin interfața lor digitală și sistemul modular de compartimente, au fost inițial utilizate pentru a simplifica recepția coletelor. De-a lungul timpului, utilizarea lor s-a diversificat pentru a răspunde diferitelor nevoi logistice interne. Să aruncăm o privire asupra a cinci aplicații concrete întâlnite în mediile de afaceri contemporane.

1. Primirea și distribuirea coletelor interne

Această aplicație este principala utilizare a dulapurilor conectate în companii. În fiecare zi, departamentele de poștă și logistică primesc colete destinate angajaților, fie că este vorba de articole de afaceri sau de achiziții personale livrate la locul de muncă. Într-o companie mare, acest volum poate reprezenta câteva zeci sau chiar sute de colete pe zi.

Creșterea telelucrării și a organizațiilor hibride face această sarcină și mai complexă. Serviciul poștal nu mai poate prevedea cu certitudine dacă destinatarii se vor afla la fața locului, ceea ce conduce adesea la depozitarea temporară prelungită și la comunicări repetate pentru a organiza livrarea coletelor.

Procesul de funcționare al dulapurilor este, în general, următorul: după primirea unui colet, serviciul poștal îl înregistrează într-un sistem de gestionare, îl plasează într-un dulap de dimensiuni corespunzătoare, iar software-ul asociat generează automat o notificare pentru destinatar. Această notificare, trimisă prin e-mail sau prin intermediul unui instrument de comunicare internă precum Microsoft Teams, conține un cod de acces unic sau un cod QR. Angajatul poate merge apoi la dulap în orice moment, se poate identifica și își poate ridica coletul fără intervenție umană.

Această metodă are o serie de avantaje practice:

• Personalul din sala de corespondență poate procesa coletele în loturi la ore fixe ale zilei, în loc să fie întrerupt continuu.

• Sistemul se adaptează în mod natural la orele de lucru variabile ale angajaților și la zilele de telelucru

• Se păstrează un istoric digital al fiecărei tranzacții, ceea ce permite rezolvarea rapidă a întrebărilor legate de livrare

• Angajații beneficiază de o mai mare autonomie și își pot ridica coletele în afara programului de lucru al oficiului poștal.

2. Schimbul de documente și obiecte între angajați

În companiile mari cu birouri flexibile, unde posturile de lucru nu sunt alocate individual, localizarea fizică a unui coleg poate fi o provocare zilnică. E-mailul și instrumentele de colaborare virtuală nu permit schimbul de obiecte fizice sau de documente confidențiale care nu pot fi digitalizate.

Dulapurile conectate oferă o soluție la această problemă logistică. Procesul tipic este următorul: un angajat depune un document sau un obiect într-un dulap disponibil prin intermediul interfeței dulapului, selectează destinatarul din directorul integrat al companiei și confirmă depunerea. Sistemul generează apoi o notificare către destinatar cu informațiile necesare pentru a accesa dulapul.

Acest mecanism este deosebit de util într-o serie de situații practice:

• Transmiterea de documente contractuale originale care necesită semnături manuscrise

• Partajarea stick-urilor USB care conțin date mari sau sensibile

• Livrarea de eșantioane, prototipuri sau alte obiecte fizice între departamente

• Transmiterea ecusoanelor de vizitator sau de acces temporar

Această funcție facilitează schimburile fizice într-un mediu în care prezența simultană a angajaților nu mai este garantată, menținând în același timp un nivel adecvat de trasabilitate.

3. Distribuirea materialelor de către serviciile de sprijin

Departamentele IT din cadrul companiilor gestionează în mod regulat distribuția și recuperarea echipamentelor tehnice. Fie că este vorba de laptopuri noi, telefoane profesionale, periferice sau piese de schimb, această circulație a echipamentelor reprezintă o sarcină logistică semnificativă.

Procesul tradițional, bazat pe întâlniri individuale între tehnicieni și utilizatorii finali, prezintă o serie de dezavantaje: intervale de timp limitate, întârzieri reciproce și mobilizarea de personal tehnic calificat pentru sarcini pur logistice.

Folosind dulapuri conectate, departamentul IT poate pregăti echipamentul în avans (instalare software, configurare, testare), îl poate plasa într-un dulap și poate programa o notificare automată pentru destinatar. Sistemele avansate permit chiar integrarea cu instrumentele de gestionare a activelor IT, asigurând actualizarea automată a atribuirii echipamentelor.

Această metodă oferă o serie de avantaje organizaționale :

• Livrarea securizată a echipamentelor cu validarea electronică a identității destinatarului

• Urmărirea completă a operațiunilor cu marcarea exactă a orei și datei

• Optimizarea timpului tehnicienilor, permițându-le să se concentreze pe sarcini cu valoare adăugată mai mare

• Capacitatea de a înlocui echipamentul în afara orelor standard de birou

Alte servicii de asistență, cum ar fi resursele umane, utilizează, de asemenea, această infrastructură pentru transmiterea securizată a documentelor confidențiale (contracte, fișe de plată specifice) sau pentru furnizarea de pachete complete de inițiere pentru noii angajați.

4. Servicii de concierge pentru companii

Dulapurile conectate fac parte integrantă din serviciile de concierge oferite de unele întreprinderi ca parte a politicii lor de calitate a vieții profesionale. Acestea sunt utilizate în principal pentru gestionarea coletelor personale ale angajaților, un serviciu care este apreciat în special în zonele urbane dense, unde livrarea la domiciliu poate fi problematică.

Pe lângă colete, aceste sisteme pot fi adaptate pentru a furniza o serie de servicii suplimentare:

• Serviciu de curățătorie chimică cu lăsarea și colectarea hainelor

• Livrarea de coșuri cu alimente sau mese pregătite

• Colectarea și depozitarea cheilor pentru serviciile la domiciliu

• Distribuția produselor oferite de comitetul de întreprindere

Modul de funcționare se bazează, în general, pe rezervarea în avans prin intermediul unei aplicații dedicate, urmată de o notificare atunci când serviciul sau produsul este disponibil într-un dulap alocat. Acest sistem permite angajaților să acceseze servicii practice fără a părăsi locul de muncă și fără a-și întrerupe ziua de lucru.

Aceste servicii, care sunt deosebit de utile în locurile cu program prelungit sau în zonele de afaceri cu accesibilitate limitată, contribuie la îmbunătățirea condițiilor de lucru, fără a necesita o prezență umană permanentă pentru funcționarea lor.

5. Dulapuri personale temporare

Răspândirea spațiilor de lucru dinamice (birouri comune, zone de activitate specifice) a redus posibilitățile de depozitare personală permanentă. Cu toate acestea, angajații au nevoie în mod regulat de spații sigure pentru a-și depozita temporar bunurile.

Dulapurile conectate răspund acestei nevoi, funcționând ca dulapuri personale temporare accesibile prin intermediul legitimației companiei sau a unei aplicații mobile dedicate. Utilizatorii se identifică în fața sistemului, care le alocă automat un dulap disponibil pentru o perioadă determinată (câteva ore sau o zi întreagă).

Utilizările tipice includ:

• Depozitarea obiectelor personale în timpul unei reuniuni în altă clădire

• Depozitarea în siguranță a echipamentelor sportive pentru angajații care fac mișcare înainte sau după programul de lucru

• Stocarea temporară a documentelor de lucru atunci când vă deplasați între diferite locații din cadrul aceleiași companii

• Conservarea echipamentelor specifice utilizate ocazional

Această aplicație oferă o soluție practică care se potrivește perfect cu mediile de lucru flexibile de astăzi, unde spațiul personal alocat tinde să scadă în favoarea unor spații comune mai diversificate.

Conclusion 

Dulapurile conectate sunt un instrument tehnic din ce în ce mai integrat în mediile de lucru contemporane. Versatilitatea lor înseamnă că pot răspunde unei game largi de nevoi organizaționale: logistică internă, schimburi de personal, distribuție de echipamente, servicii de concierge și depozitare temporară.

Aceste sisteme fac parte dintr-o evoluție mai amplă a spațiilor de lucru, caracterizată printr-o mai mare flexibilitate în ocuparea spațiilor și o digitalizare sporită a proceselor de asistență. Deși implementarea lor inițială reprezintă o investiție, ele contribuie, în general, la o raționalizare a fluxurilor fizice în cadrul întreprinderii.

Evoluția tehnologică a acestor echipamente continuă, cu integrarea funcțiilor biometrice, conectarea la sistemele inteligente de gestionare a clădirilor și adaptarea la utilizări specifice, cum ar fi reîncărcarea sigură a dispozitivelor electronice sau depozitarea la temperatură controlată.