News

In de huidige context van veranderende werkmethoden leveren algemene diensten een belangrijke bijdrage aan de organisatie van ruimtes en werkstromen binnen bedrijven. De toenemende invoering van hybride werken sinds 2020 heeft deze afdelingen gedwongen om hun processen en infrastructuren te heroverwegen. Connected lockers, ook wel intelligente lockers genoemd, zijn een technische oplossing die door veel algemene diensten wordt toegepast om deze nieuwe organisatorische uitdagingen aan te gaan.

Deze apparatuur, herkenbaar aan de digitale interface en het modulaire compartimentsysteem, werd in eerste instantie ingezet om de ontvangst van pakketten te vereenvoudigen. In de loop der tijd is het gebruik gediversifieerd om aan verschillende interne logistieke behoeften te voldoen. Laten we eens kijken naar vijf concrete toepassingen in hedendaagse bedrijfsomgevingen.

1. Ontvangst en distributie van interne pakketten

Deze toepassing is het belangrijkste gebruik van aangesloten lockers in bedrijven. Elke dag ontvangen post- en logistieke afdelingen pakketten die bestemd zijn voor werknemers, of het nu gaat om zakelijke artikelen of persoonlijke aankopen die op de werkplek worden afgeleverd. In een groot bedrijf kan dit enkele tientallen of zelfs honderden pakketten per dag zijn.

De toename van telewerken en hybride werkorganisaties maakt deze taak complexer. De postdienst kan niet langer met zekerheid voorspellen of de ontvangers op locatie aanwezig zullen zijn, wat vaak leidt tot langdurige tijdelijke opslag en herhaalde communicatie om de overdracht van pakketten te organiseren.

Het proces met de lockers verloopt doorgaans als volgt: na ontvangst van een pakket registreert de postdienst het in een beheersysteem, plaatst het in een locker van passende grootte, en de bijbehorende software genereert automatisch een melding voor de ontvanger. Deze melding, verstuurd via e-mail of via een intern communicatiemiddel zoals Microsoft Teams, bevat een unieke toegangscode of een QR-code. De medewerker kan zich vervolgens op elk gewenst moment naar de locker begeven, zich identificeren en het pakket ophalen zonder menselijke tussenkomst.

Deze methode biedt verschillende praktische voordelen:

• Het personeel van de postdienst kan pakketten in batches verwerken op vaste momenten van de dag, in plaats van voortdurend onderbroken te worden.
  
  

• Het systeem past zich vanzelf aan de variabele werktijden en thuiswerkdagen van de medewerkers aan.

• Een digitale geschiedenis van elke transactie wordt bewaard, waardoor vragen over leveringen snel kunnen worden opgelost.
  

• Medewerkers krijgen meer autonomie en kunnen hun pakketten ophalen buiten de openingstijden van de postdienst.

2. Uitwisseling van documenten en voorwerpen tussen medewerkers

 

In grote bedrijven die aan flexwerken doen, waarbij werkplekken niet individueel zijn toegewezen, kan het fysiek lokaliseren van een collega een dagelijkse uitdaging vormen. E-mail en virtuele samenwerkingshulpmiddelen maken het uitwisselen van fysieke voorwerpen of

Verbonden lockers bieden een oplossing voor dit logistieke probleem. Het typische proces verloopt als volgt: een medewerker plaatst een document of voorwerp in een beschikbare locker via de interface van het systeem, selecteert de ontvanger in de geïntegreerde bedrijfsdirectory en bevestigt de afgifte. Het systeem genereert vervolgens een melding aan de ontvanger met de nodige informatie om toegang te krijgen tot de locker.

Dit mechanisme blijkt bijzonder nuttig in verschillende concrete situaties:

• Overdracht van originele contractdocumenten die handtekeningen vereisen.
  
  
  
  
  
  
  
  
  

• Delen van USB-sticks met grote of gevoelige gegevens.

• Overdracht van monsters, prototypes of andere fysieke voorwerpen tussen afdelingen.
  
  
  
  
  
  
  
  
  

• Overdracht van bezoekersbadges of tijdelijke toegangspassen.

Deze functie vergemakkelijkt fysieke uitwisselingen in een omgeving waar de gelijktijdige aanwezigheid van medewerkers niet meer gegarandeerd is, terwijl een passend niveau van traceerbaarheid behouden blijft.

3. Distributie van materiaal door de ondersteunende diensten

De IT-diensten in bedrijven beheren regelmatig de distributie en het ophalen van technische apparatuur. Of het nu gaat om nieuwe laptops, zakelijke telefoons, randapparatuur of reserveonderdelen, deze apparatuurbewegingen vormen een aanzienlijke logistieke belasting.

Het traditionele proces, gebaseerd op individuele afspraken tussen technici en eindgebruikers, heeft verschillende nadelen: beperkte tijdsvensters, wederzijdse vertragingen en de inzet van gekwalificeerd technisch personeel voor voornamelijk logistieke taken.

Met het gebruik van verbonden lockers kan de IT-dienst de apparatuur van tevoren voorbereiden (software-installatie, configuratie, tests), deze in een locker plaatsen en een automatische melding voor de ontvanger inplannen. Geavanceerde systemen maken zelfs de integratie met tools voor het beheer van IT-activa mogelijk, wat zorgt voor een automatische update van de toewijzing van apparatuur.

Deze methode biedt verschillende organisatorische voordelen:

• De beveiliging van de apparatuuroverdracht met elektronische validatie van de identiteit van de ontvanger.
  

• De volledige traceerbaarheid van de operaties met nauwkeurige tijdstempels.

• De optimalisatie van de tijd van de technici, die zich kunnen concentreren op taken met een hogere toegevoegde waarde.
  

• De mogelijkheid om apparatuur te vervangen buiten de standaard kantoortijden.
  
  
  
  
  
  
  
  
  

Andere ondersteunende diensten, zoals personeelszaken, maken ook gebruik van deze infrastructuur voor de veilige overdracht van vertrouwelijke documenten (contracten, specifieke loonstroken) of de uitreiking van complete onboardingkits voor nieuwe medewerkers.

4. Bedrijfscateringdiensten

Verbonden lockers worden geïntegreerd in de conciërgediensten die sommige bedrijven aanbieden als onderdeel van hun beleid voor de kwaliteit van het werkleven. Ze maken vooral het beheer van persoonlijke pakketten van medewerkers mogelijk, een dienst die bijzonder gewaardeerd wordt in dichtbevolkte stedelijke gebieden waar thuisbezorging problematisch kan zijn.

Buiten de pakketten om, passen deze systemen zich aan verschillende aanvullende diensten aan:

• Stomerijdienst met inname en ophalen van kleding.

• Levering van voedselmanden of voorbereide maaltijden.

• Ophalen en inleveren van sleutels voor thuisdiensten.

• Distributie van producten aangeboden door de ondernemingsraad.

De werking is doorgaans gebaseerd op een voorafgaande reservering via een speciale applicatie, gevolgd door een melding wanneer de dienst of het product beschikbaar is in een toegewezen locker. Dit systeem stelt medewerkers in staat om praktische diensten te gebruiken zonder hun werkplek te verlaten, en zonder hun werkdag te verstoren.

Deze diensten, die vooral nuttig zijn op locaties met uitgebreide openingstijden of in zakelijke gebieden met beperkte toegankelijkheid, dragen bij aan de verbetering van de werkomstandigheden, zonder dat er een constante menselijke aanwezigheid nodig is voor hun werking.

5. Tijdelijke persoonlijke lockers

De veralgemening van dynamische werkplekken (gedeelde bureaus, specifieke activiteitenzones) heeft de mogelijkheden voor permanente persoonlijke opslag verminderd. Toch hebben medewerkers regelmatig behoefte aan beveiligde ruimtes om tijdelijk hun spullen op te bergen.

De verbonden lockers voldoen aan deze behoefte door te fungeren als tijdelijke persoonlijke lockers die toegankelijk zijn via het bedrijfsbadge of een speciale mobiele applicatie. De gebruiker identificeert zich bij het systeem, dat automatisch een beschikbare locker toewijst voor een bepaalde periode (enkele uren of een hele dag).

Typische toepassingen zijn onder andere:

• Opslag van persoonlijke bezittingen tijdens een vergadering in een ander gebouw.

• Veilige opslag van sportapparatuur voor medewerkers die fysieke activiteiten doen voor of na hun werkdag.
  
  
  
  
  
  

• Tijdelijke opslag van werkdocumenten tijdens verplaatsingen tussen verschillende locaties van hetzelfde bedrijf.

• Opslag van specifieke apparatuur die af en toe wordt gebruikt.

Deze applicatie biedt een praktische oplossing die perfect integreert in moderne flexibele werkomgevingen, waar de toegewezen persoonlijke ruimte afneemt ten gunste van meer diverse gedeelde ruimtes.

Conclusie

Verbonden lockers zijn een technisch hulpmiddel dat steeds meer geïntegreerd wordt in moderne werkomgevingen. Hun veelzijdigheid stelt hen in staat om te voldoen aan verschillende organisatorische behoeften: interne logistiek, uitwisselingen tussen medewerkers, distributie van apparatuur, conciërgediensten en tijdelijke opslag.

Deze systemen dragen bij aan een bredere evolutie van werkruimten, gekarakteriseerd door meer flexibiliteit in het gebruik van de ruimtes en een grotere digitalisering van ondersteunende processen. Hoewel hun initiële implementatie een investering vereist, dragen ze doorgaans bij aan een rationalisatie van de fysieke stromen binnen het bedrijf.

De technologische evolutie van deze apparatuur gaat door, met name door de integratie van biometrische functies, de aansluiting op systemen voor het beheer van slimme gebouwen, en de aanpassing aan specifieke toepassingen zoals de veilige oplading van elektronische apparaten of het bewaren van goederen op gecontroleerde temperatuur.