Değişen çalışma yöntemlerinin mevcut bağlamında, genel hizmetler şirketlerdeki alanların ve iş akışlarının düzenlenmesine önemli bir katkı sağlamaktadır. Hibrit çalışmanın 2020’den bu yana giderek daha fazla benimsenmesi, bu departmanları süreçlerini ve altyapılarını yeniden düşünmeye zorladı. Akıllı dolaplar olarak da bilinen bağlantılı dolaplar, bu yeni organizasyonel zorlukların üstesinden gelmek için birçok genel hizmetler departmanı tarafından benimsenen teknik bir çözümü temsil etmektedir.
Dijital arayüzü ve modüler bölme sistemiyle tanınan bu ekipman, başlangıçta koli alımını basitleştirmek için kullanıldı. Zaman içinde kullanımları farklı dahili lojistik ihtiyaçlarını karşılamak üzere çeşitlendi. Çağdaş iş ortamlarında görülen beş somut uygulamaya bir göz atalım.
1. İç paketlerin kabulü ve dağıtımı
Bu uygulama, bağlı dolapların şirketlerdeki ana kullanım alanıdır. Posta ve lojistik departmanları her gün, ister iş eşyaları ister işyerine teslim edilen kişisel alışverişler olsun, çalışanlara yönelik koliler alır. Büyük bir şirkette bu hacim günde birkaç düzine hatta yüzlerce koliyi temsil edebilir.
Tele-çalışma ve hibrid organizasyonlardaki artış bu görevi daha da karmaşık hale getirmektedir. Posta hizmeti artık alıcıların yerinde olup olmayacağını kesin olarak tahmin edememekte, bu da genellikle uzun süreli geçici depolamaya ve paketlerin teslimatını organize etmek için tekrarlanan iletişimlere yol açmaktadır.
Dolapların çalışma süreci genel olarak şu şekildedir: bir paket alındığında, posta hizmeti bunu bir yönetim sistemine kaydeder, uygun boyuttaki bir dolaba yerleştirir ve ilgili yazılım otomatik olarak alıcı için bir bildirim oluşturur. E-posta veya Microsoft Teams gibi bir dahili iletişim aracı aracılığıyla gönderilen bu bildirim, benzersiz bir erişim kodu veya QR kodu içerir. Çalışan daha sonra istediği zaman dolaba gidebilir, kendini tanıtabilir ve insan müdahalesi olmadan paketini alabilir.
Bu yöntemin bir dizi pratik avantajı vardır:
- Posta odası personeli, sürekli kesintiye uğramak yerine günün belirli saatlerinde toplu olarak paketleri işleyebilir.
- Sistem, çalışanların değişken çalışma saatlerine ve tele-çalışma günlerine doğal olarak uyum sağlar
- Her işlemin dijital bir geçmişi tutularak teslimatla ilgili soruların hızlı bir şekilde çözülmesi sağlanır
- Çalışanlar daha fazla özerklik kazanıyor ve paketlerini posta odasının çalışma saatleri dışında teslim alabiliyor.
2. Çalışanlar arasında belge ve nesne alışverişi
İş istasyonlarının ayrı ayrı tahsis edilmediği büyük esnek ofis şirketlerinde, bir iş arkadaşını fiziksel olarak bulmak günlük bir zorluk olabilir. E-posta ve sanal işbirliği araçları, dijitalleştirilemeyen fiziksel nesnelerin veya gizli belgelerin değişimine izin vermez.
Bağlantılı dolaplar bu lojistik soruna bir çözüm sunmaktadır. Tipik süreç şu şekildedir: bir çalışan, dolap arayüzü aracılığıyla mevcut bir dolaba bir belge veya nesne yerleştirir, entegre şirket dizininden alıcıyı seçer ve depozitoyu onaylar. Sistem daha sonra alıcıya dolaba erişmesi için gereken bilgileri içeren bir bildirim gönderir.
Bu mekanizma özellikle bir dizi pratik durumda kullanışlıdır:
- El yazısı ile imza gerektiren orijinal sözleşme belgelerinin iletilmesi
- Büyük veya hassas veriler içeren USB belleklerin paylaşılması
- Departmanlar arasında numunelerin, prototiplerin veya diğer fiziksel nesnelerin teslimi
- Ziyaretçi veya geçici erişim rozetlerinin iletilmesi
Bu işlev, çalışanların aynı anda bulunmasının artık garanti edilmediği bir ortamda fiziksel alışverişleri kolaylaştırırken, uygun bir izlenebilirlik düzeyini de korur.
3. Destek hizmetleri tarafından materyallerin dağıtımı
Şirketlerdeki BT departmanları düzenli olarak teknik ekipmanların dağıtımını ve geri kazanımını yönetir. İster yeni dizüstü bilgisayarlar, ister iş telefonları, çevre birimleri veya yedek parçalar olsun, bu ekipman hareketi önemli bir lojistik yükü temsil eder.
Teknisyenler ve son kullanıcılar arasında bire bir toplantılara dayanan geleneksel sürecin bir dizi dezavantajı vardır: sınırlı zaman dilimleri, karşılıklı gecikmeler ve nitelikli teknik personelin esasen lojistik görevler için seferber edilmesi.
BT departmanı, bağlı dolapları kullanarak ekipmanı önceden hazırlayabilir (yazılım kurulumu, yapılandırma, test), bir dolaba yerleştirebilir ve alıcı için otomatik bildirim programlayabilir. Gelişmiş sistemler BT varlık yönetimi araçlarıyla entegrasyona bile izin vererek ekipman atamalarının otomatik olarak güncellenmesini sağlar.
Bu yöntem bir dizi kurumsal avantaj sunmaktadır:
- Alıcının kimliğinin elektronik olarak doğrulanması ile ekipmanın güvenli teslimatı
- Hassas zaman ve tarih damgası ile operasyonların tam izlenebilirliği
- Teknisyenlerin zamanını optimize ederek daha yüksek katma değerli görevlere odaklanmalarını sağlamak
- Standart çalışma saatleri dışında ekipmanı değiştirme becerisi
İnsan kaynakları gibi diğer destek hizmetleri de gizli belgelerin (sözleşmeler, özel maaş bordroları) güvenli bir şekilde iletilmesi veya yeni çalışanlar için eksiksiz işe başlama paketlerinin teslim edilmesi için bu altyapıyı kullanmaktadır.
4. Kurumsal konsiyerj hizmetleri
Bağlantılı dolaplar, bazı şirketler tarafından çalışma yaşamı kalitesi politikalarının bir parçası olarak sunulan konsiyerj hizmetlerinin ayrılmaz bir parçasıdır. Özellikle eve teslimatın sorunlu olabileceği yoğun kentsel alanlarda takdir edilen bir hizmet olan çalışanların kişisel paketlerini yönetmek için kullanılırlar.
Bu sistemler kolilerin yanı sıra bir dizi ek hizmet sunacak şekilde uyarlanabilir:
- Giysi bırakma ve toplama ile kuru temizleme hizmeti
- Yemek sepeti veya hazır yemek teslimatı
- Ev hizmetleri için anahtarların toplanması ve depolanması
- İş konseyi tarafından sunulan ürünlerin dağıtımı
Çalışma şekli genellikle özel bir uygulama aracılığıyla önceden rezervasyon yapılmasına ve ardından hizmet veya ürün tahsis edilen bir dolapta mevcut olduğunda bildirim yapılmasına dayanmaktadır. Bu sistem, çalışanların iş yerlerinden ayrılmadan ve çalışma günlerini aksatmadan pratik hizmetlere erişmelerini sağlar.
Özellikle uzun çalışma saatleri olan tesislerde veya sınırlı erişilebilirliğe sahip iş alanlarında faydalı olan bu hizmetler, çalışmaları için sürekli bir insan varlığı gerektirmeden çalışma koşullarının iyileştirilmesine yardımcı olur.
5. Geçici kişisel dolaplar
Dinamik çalışma alanlarının (paylaşımlı ofisler, özel faaliyet alanları) yaygınlaşması, kalıcı kişisel depolama olanaklarını azaltmıştır. Yine de çalışanlar eşyalarını geçici olarak saklamak için düzenli olarak güvenli alanlara ihtiyaç duymaktadır.
Bağlantılı dolaplar, şirket yaka kartı veya özel bir mobil uygulama aracılığıyla erişilebilen geçici kişisel dolaplar olarak işlev görerek bu ihtiyacı karşılar. Kullanıcılar kendilerini sisteme tanıtır ve sistem de onlara otomatik olarak belirli bir süre için (birkaç saat veya tüm gün) uygun bir dolap tahsis eder.
Tipik kullanımlar şunlardır:
- Toplantı sırasında kişisel eşyaların başka bir binada saklanması
- İş gününden önce veya sonra egzersiz yapan çalışanlar için spor ekipmanlarının güvenli bir şekilde saklanması
- Aynı şirket içinde farklı tesisler arasında taşınırken iş belgelerinin geçici olarak saklanması
- Ara sıra kullanılan özel ekipmanların korunması
Bu uygulama, tahsis edilen kişisel alanın daha çeşitli ortak alanlar lehine azalma eğiliminde olduğu günümüzün esnek çalışma ortamlarına mükemmel uyum sağlayan pratik bir çözüm sunmaktadır.
Sonuç
Bağlantılı dolaplar, çağdaş çalışma ortamlarına giderek daha fazla entegre olan teknik bir araçtır. Çok yönlülükleri, çok çeşitli kurumsal ihtiyaçları karşılayabilecekleri anlamına gelir: dahili lojistik, personel değişimi, ekipman dağıtımı, konsiyerj hizmetleri ve geçici depolama.
Bu sistemler, tesislerin kullanımında daha fazla esneklik ve destek süreçlerinin artan dijitalleşmesi ile karakterize edilen çalışma alanlarındaki daha geniş bir evrimin parçasıdır. İlk kurulumları bir yatırımı temsil etse de, genellikle şirket içindeki fiziksel akışların rasyonelleştirilmesine katkıda bulunurlar.
Bu ekipmanın teknolojik gelişimi, biyometrik işlevlerin entegrasyonu, akıllı bina yönetim sistemlerine bağlantı ve elektronik cihazların güvenli bir şekilde şarj edilmesi veya sıcaklık kontrollü depolama gibi özel kullanımlara uyarlanmasıyla devam etmektedir.