Dans le contexte actuel d’évolution des méthodes de travail, les services généraux contribuent significativement à l’organisation des espaces et des flux au sein des entreprises. L’adoption croissante du travail hybride depuis 2020 a obligé ces services à repenser leurs processus et leurs infrastructures. Les lockers connectés, également appelés casiers intelligents, représentent une solution technique adoptée par de nombreux services généraux pour répondre à ces nouveaux enjeux organisationnels.
Ces équipements, reconnaissables à leur interface digitale et leur système de compartiments modulaires, ont été initialement déployés pour simplifier la réception de colis. Au fil du temps, leur utilisation s’est diversifiée pour répondre à différents besoins logistiques internes. Examinons cinq applications concrètes observées dans les environnements professionnels contemporains.
1. Réception et distribution des colis internes
Cette application constitue l’usage principal des lockers connectés en entreprise. Les services courrier et logistique reçoivent quotidiennement des colis destinés aux collaborateurs, qu’il s’agisse de matériel professionnel ou d’achats personnels livrés sur le lieu de travail. Dans une grande entreprise, ce volume peut représenter plusieurs dizaines, voire centaines de colis par jour.
L’augmentation du télétravail et des organisations hybrides complexifie cette tâche. Le service courrier ne peut plus prévoir avec certitude si les destinataires seront présents sur site, ce qui entraîne souvent des stockages temporaires prolongés et des communications répétées pour organiser la remise des colis.
Le processus de fonctionnement avec les lockers se déroule généralement ainsi: après réception d’un colis, le service courrier l’enregistre dans un système de gestion, le place dans un casier de taille appropriée, et le logiciel associé génère automatiquement une notification pour le destinataire. Cette notification, envoyée par courriel ou via un outil de communication interne comme Microsoft Teams, contient un code d’accès unique ou un QR code. Le collaborateur peut ensuite se présenter devant le locker à n’importe quel moment, s’identifier et récupérer son colis sans intervention humaine.
Cette méthode présente plusieurs avantages pratiques:
- Le personnel du service courrier peut traiter les colis par lots à des moments définis de la journée, plutôt que d’être interrompu continuellement
- Le système s’adapte naturellement aux horaires variables et aux jours de télétravail des collaborateurs
- Un historique numérique de chaque transaction est conservé, permettant de résoudre rapidement les questions relatives à la livraison
- Les collaborateurs gagnent en autonomie et peuvent récupérer leurs colis en dehors des heures d’ouverture du service courrier
2. Échange de documents et d’objets entre collaborateurs
Dans les grandes entreprises pratiquant le flex-office, où les postes de travail ne sont pas attribués individuellement, localiser physiquement un collègue peut représenter un défi quotidien. Les outils de messagerie électronique et de collaboration virtuelle ne permettent pas l’échange d’objets physiques ou de documents confidentiels qui ne peuvent être numérisés.
Les lockers connectés offrent une solution à ce problème logistique. Le processus typique se déroule comme suit: un collaborateur place un document ou un objet dans un casier disponible via l’interface du locker, sélectionne le destinataire dans l’annuaire d’entreprise intégré, et confirme le dépôt. Le système génère alors une notification au destinataire avec les informations nécessaires pour accéder au casier.
Ce mécanisme se révèle particulièrement utile dans plusieurs situations concrètes:
- Transmission de documents contractuels originaux nécessitant signatures manuscrites
- Partage de clés USB contenant des données volumineuses ou sensibles
- Remise d’échantillons, de prototypes ou d’autres objets physiques entre départements
- Transmission de badges visiteurs ou d’accès temporaires
Cette fonction facilite les échanges physiques dans un environnement où la présence simultanée des collaborateurs n’est plus garantie, tout en maintenant un niveau approprié de traçabilité.
3. Distribution de matériel par les services support
Les services informatiques dans les entreprises gèrent régulièrement la distribution et la récupération d’équipements techniques. Qu’il s’agisse de nouveaux ordinateurs portables, de téléphones professionnels, de périphériques ou de pièces de rechange, ces mouvements d’équipements représentent une charge logistique significative.
Le processus traditionnel, basé sur des rendez-vous individuels entre techniciens et utilisateurs finaux, présente plusieurs inconvénients : plages horaires limitées, retards mutuels, et mobilisation d’un personnel technique qualifié pour des tâches essentiellement logistiques.
Avec l’utilisation des lockers connectés, le service informatique peut préparer les équipements à l’avance (installation de logiciels, configuration, tests), les placer dans un casier, et programmer une notification automatique pour le destinataire. Les systèmes avancés permettent même l’intégration avec les outils de gestion des actifs informatiques, assurant une mise à jour automatique des assignations d’équipements.
Cette méthode offre plusieurs avantages organisationnels:
- La sécurisation des remises d’équipements avec validation électronique de l’identité du destinataire
- La traçabilité complète des opérations avec horodatage précis
- L’optimisation du temps des techniciens qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
- La possibilité d’effectuer des remplacements d’équipements en dehors des heures de bureau standards
D’autres services support, comme les ressources humaines, utilisent également cette infrastructure pour la transmission sécurisée de documents confidentiels (contrats, bulletins de paie spécifiques) ou la remise de kits d’intégration complets pour les nouveaux employés.
4. Services de conciergerie d’entreprise
Les lockers connectés s’intègrent aux services de conciergerie proposés par certaines entreprises dans le cadre de leur politique de qualité de vie au travail. Ils permettent principalement la gestion des colis personnels des employés, un service particulièrement apprécié dans les zones urbaines denses où la livraison à domicile peut être problématique.
Au-delà des colis, ces systèmes s’adaptent à diverses prestations complémentaires:
- Service de pressing avec dépôt et récupération des vêtements
- Livraison de paniers alimentaires ou repas préparés
- Récupération et dépôt de clés pour services à domicile
- Distribution de produits proposés par le comité d’entreprise
Le fonctionnement repose généralement sur une réservation préalable via une application dédiée, suivie d’une notification lors de la disponibilité du service ou du produit dans un casier attribué. Ce système permet aux collaborateurs d’accéder à des services pratiques sans quitter leur lieu de travail, et sans perturber leur journée professionnelle.
Ces services, particulièrement utiles dans les sites aux horaires étendus ou dans les zones d’affaires à l’accessibilité limitée, constituent un facteur d’amélioration des conditions de travail, sans pour autant nécessiter une permanence humaine continue pour leur fonctionnement.
5. Casiers personnels temporaires
La généralisation des espaces de travail dynamiques (bureaux partagés, zones d’activité spécifiques) a réduit les possibilités de stockage personnel permanent. Pourtant, les collaborateurs ont régulièrement besoin d’espaces sécurisés pour ranger temporairement leurs effets.
Les lockers connectés répondent à ce besoin en fonctionnant comme des casiers personnels temporaires accessibles via le badge d’entreprise ou une application mobile dédiée. L’utilisateur s’identifie auprès du système qui lui attribue automatiquement un casier disponible pour une durée déterminée (quelques heures ou une journée entière).
Les usages typiques comprennent :
- Rangement d’effets personnels pendant une réunion dans un autre bâtiment
- Stockage sécurisé d’équipements de sport pour les collaborateurs pratiquant une activité physique avant ou après leur journée de travail
- Dépôt temporaire de documents de travail lors de déplacements entre différents sites d’une même entreprise
- Conservation d’équipements spécifiques utilisés occasionnellement
Cette application offre une solution pratique qui s’intègre parfaitement aux environnements de travail flexibles contemporains, où l’espace personnel attribué tend à diminuer au profit d’espaces partagés plus diversifiés.
Conclusion
Les lockers connectés constituent un outil technique qui s’intègre de façon croissante aux environnements de travail contemporains. Leur polyvalence permet de répondre à divers besoins organisationnels : logistique interne, échanges entre collaborateurs, distribution d’équipements, services de conciergerie et stockage temporaire.
Ces systèmes participent à une évolution plus large des espaces de travail, caractérisée par une plus grande flexibilité dans l’occupation des locaux et une digitalisation accrue des processus de support. Si leur déploiement initial représente un investissement, ils contribuent généralement à une rationalisation des flux physiques au sein de l’entreprise.
L’évolution technologique de ces équipements se poursuit, avec notamment l’intégration de fonctionnalités biométriques, la connexion aux systèmes de gestion des bâtiments intelligents, et l’adaptation à des usages spécifiques comme la recharge sécurisée d’appareils électroniques ou la conservation à température contrôlée.